Milyen gyakran gondolsz arra, hogy a teendők árja elönt, és soha nem jutsz a végére? Mikor volt a legutóbb, hogy nem főztél, mert nem volt időd rá, inkább valami készételt ettél? Mikor nem jutott időd az edzésre a temérdek teendő között? Most megtanulhatod a legjobb időspóroló taktikákat!
Sokan hivatkoznak arra a mondásra, hogy csak arra nincs időnk, amire nem is akarunk szánni, de be kell látnunk, hogy ez azért nem teljesen igaz. Az átlagemberek minimum nyolc órát dolgoznak naponta, hét-nyolc óra alvásra is szükség van, és a többi nagyon gyorsan elrepül a munkába jutás, mindennapi alapszükségletek, házimunka, bevásárlás, család tevékenységi körök tevékenységei során. De hogyan tudnád mégis uralni az órát, hogy neked dolgozzon? Összegyűjtöttük a legjobb, legsikeresebb időkezelési technikákat – válaszd ki, melyik illik a leginkább a te életmódodhoz és személyiségedhez!
A-C, 1-3
Ennek az elméletnek a lényege, hogy egyértelműen határozd meg a céljaidat és priorizáld ennek megfelelően a feladatokat. Világosan meghatározott célok nélkül ugyanis hajlamosak vagyunk azokat a teendőket előrevenni, amelyek nagyon sürgősnek tűnnek, vagy nagyon jól látszanak. Természetesen egyáltalán nem könnyű ezekről elterelni a figyelmedet, éppen ebben segít ez a rendszer. Az alapja az, hogy felállítasz magadnak éves, havi, heti és napi célokat vagy elérendő lépcsőfokokat. Ezeket osztályozd a következők szerint.
A-C a fontosság szerint (A nagyon fontos, B kevésbé fontos, C nem annyira fontos)
1-3 a sürgősség szerint (1 nagyon sürgős, 2 kevésbé sürgős, 3 nem igazán sürgős)
A feladat innentől kezdve az, hogy mindig az A1 státuszt kapott teendőkön dolgozz először, majd innen haladj lefelé a listádon.{idozito4}
80/20, vagyis a Pareto Elv
A Pareto Elv szerint az eredményeink 80%-a a cselekedeteink 20%-án alapul. Ez az elv szinte az élet minden területére igaz, például a munkára és az időgazdálkodásra is rávetíthető. Segítségével a teendőidet áttekintve eldöntheted, melyik az a 20%, amivel a leghatékonyabb lehetsz, vagyis amivel 80% eredményt érhetsz el. Dolgozz ezekkel, és máris sokat haladtál. A lényeg az, hogy a sok nem olyan fontosból jól különítsd el a kevésbé fontosakat.
A saját időzónád
Ha olyan helyzetben vagy, hogy a munkád legalább valamennyire magadnak oszthatod be, akkor mindenképpen indulj ki abból, hogy melyik napszakban mennyire vagy hatékony, és mikor melyik feladattal tudsz a legjobban haladni. Ha pacsirta alkat vagy, kelj korán, és kezdd mihamarabb a munkát, hogy kihasználd a termékeny órákat. Ha bagolynak születtél, akkor bátran hagyd késő estére a nehezebb dolgokat! Amikor éppen olyan napszakban jársz, amikor nem tudsz hatékonyan dolgozni, akkor, ha teheted, iktass be egy edzést vagy legalább egy sétát, ha viszont nem hagyhatod el a munkahelyedet, akkor ilyenkorra időzítsd a kisebb agymunkát igénylő feladatokat.
Tanulj meg nemet mondani!
Ez egy időkezelési taktika? Bizony, mégpedig talán a legfontosabb! Amikor valaki kér tőled valamit, akkor az lehet, hogy neki nagyon fontos, de a végrehajtása könnyen ellentétbe kerülhet a saját céljaiddal. Különösen, ha olyan dologról van szó, amit szívesen megtennél, de egyszerűen nincs rá időd, akkor lehet nagyon nehéz nemet mondani – akár a munkahelyeden, akár a magánéletedben. Ezzel együtt kénytelen vagy néha megtenni, ilyenkor legyél határozott. Ha erre nincs lehetőség, legalább olyan határidőt találjatok ki rá, ami segít mindkettőtök céljait elérni.
Osztályozz határozottan
Amikor egy hosszú listányi feladat vár rád, akkor különösen nehéz lehet boldogulni a sorba rendezéssel, főként, ha egyébként egyértelmű, hogy nem fogod tudni mindet megcsinálni. Ilyenkor döntsd el, mi legyen a sorsuk:
töröld: mik lesznek a következmények, ha nem csinálod meg? Gondold át a 80/20 szabályt, lehet, hogy rájössz, egyáltalán nem is kell elvégezned
delegáld: fontos a feladat? Rendben, de biztosan neked kell vele foglalkoznod? Ha nem, akkor delegálj, add át másnak!
csináld meg azonnal: ha fontos, és valóban neked van vele dolgod, akkor igyekezz azonnal, vagy minél hamarabb elvégezni, mivel a halogatás csak stresszt és szorongást okoz. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy minden kis dologért azonnal dobj félre mindent, de ahogy belefér, húzd ki a listádról.
halaszd el: ha a felmerült feladatot nem lehet gyorsan megoldani teljes egészében, és a gyorsaságon nem is múlik semmi, akkor egyszerűen halaszd el akkorra, amikor lesz rá időd.
Szabadulj meg az időpazarló eszközöktől
Mindenki nézzen magába: hiszen mindannyiunk életében vannak olyan tényezők, figyelemelterelő dolgok, amelyek félbeszakítják a hasznosan töltött időt és elveszik a lendületet. Üzenetek ömlenek a telefonodra? Gyakran ellenőrizgeted a közösségi oldalakat? Az emailek jelzései elvonják a figyelmedet? Használd azokat az egyszerű eszközöket, amelyek a rendelkezésedre állnak, és iktasd ki őket. Némítsd le, vagy tedd ne zavarj állapotba a telefont, némítsd le az emailt, és csak arra koncentrálj, amit éppen csinálsz. Egy adott feladat végén, vagy egy előre beállított időtartam után zökkenj csak ki, de akkor is szigorúan kontrolláld a velük töltött időt!
Szervezz jól!
Ha hatékony szeretnél lenni, akkor a megfelelő környezetre is szükséged lesz. Tegyél rendet a környezetedben, az asztalodon, gépeden, feladatlistádon stb. Állíts fel magadnak egy számodra jól átlátható és kezelhető rendszert, és a munkádhoz szükséges dolgok legyenek jól átláthatóan és elérhetően a közeledben. A számítógépeden ne kelljen semmit sokáig keresgélned, ahogy a fiókodban sem. Jó ötlet lehet olyan alkalmazásokat használni, amelyek segítenek a feladatok és az idő menedzselésében.
GTD módszer: Intézz el mindent!
Amikor dolgozol valamin, nyilván neked is gyakran eszedbe jutnak olyan teendők, amelyeket meg kell oldanod, el kell intézned, de nem annak a projektnek a részei, ami éppen előtted van. A logika azt diktálná, hogy töröld őket az agyadból, hiszen csak elvonnak az éppen aktuális teendőtől. Ez azonban nem teljesen igaz! A David Allan által felépített módszertan alapján öt egyszerű lépésben járhatsz a végére mindennek, miközben nem jársz úgy, hogy bár elvileg félresöpörted az idegesítő kis teendőt, az mégis stresszt okoz benned!
1. lépés: rögzítés – vagyis írd fel magadnak, mint elintézendőt. Így máris biztosítottad, hogy nem felejted el.
2. lépés: tisztázás – vagyis bontsd alfeladatokra, ha lehet, mert így lehet, hogy máris bele tudsz vágni, akkor is, ha nem végzel vele teljesen. Azt is ilyenkor döntsd el, hogy nem tudod-e az egészet vagy egy részét átadni másnak.
3. lépés: rendszerezés – vagyis határozd meg a fontosságát és sürgősségét, és adj hozzájuk határidőket.
4. lépés: reflektálás – vagyis nézd át, mit tudsz azonnal megcsinálni, és haladj velük. Ha valami még mindig befoghatatlanul nagy a listádon, bontsd tovább kezelhető részfeladatokra!
5. lépés: elvégzés – vagyis végezd el, amit tudsz, már nem kell gondolkodnod, mit, nem fogod azt érezni, hogy kezelhetetlen mennyiségű teendő önt el!
Kétperces szabály
Dolgozol valamin, és eszedbe jutnak más teendők? Kövesd a kétperces szabályt: ha belefér két percbe, oldd meg azonnal. Ha nem, jegyezd fel, és megoldod, amikor sorra kerül a prioritási vagy sürgősségi sorrendek szerint.
